Система Канбан: умное управление проектами

Руководителю важно эффективно организовывать работу команды, отслеживать своевременность выполнения задач и обеспечивать каждого сотрудника адекватным объемом работы. Особенно это актуально для крупных проектов и компаний-сторонников Agile-подхода. Система Канбан поможет визуализировать рабочий процесс и найти в нем слабые места. Рассказываем, что такое Kanban и как внедрить его в компанию.

Суть методики

Методология Kanban появилась в Японии, в компании Toyota Motor Corporation. Она была призвана обеспечить высокое качество производства техники в короткие сроки. По замыслу менеджеров, каждая задача проходила стандартные этапы производства и проверки, а ход работы был виден всем сотрудникам. 

Современные принципы Канбан похожи:

• На обычной или виртуальной доске размечают этапы проекта, присваивают им названия. Схема должна быть доступна для всех членов команды.

• На карточках пишут задачи и помещают их в соответствующий этап.

• Когда сотрудник заканчивает работу над задачей, он переносит карточку в следующий этап — передает другому специалисту или продолжает работу самостоятельно.

• После того как задача проходит все шаги, ее убирают в столбец «Готовое». При необходимости карточку можно вернуть в работу.

Названия этапов можно менять в процессе работы, но главное — сохранять их порядок. Эта особенность методики называется потоком — он обеспечивает последовательное движение задач.

Задачи Kanban

Конечная цель Kanban — создать качественный продукт в обозначенные сроки. Другие задачи:

• представить полную картину цикла производства для персонала, сделать процесс прозрачным;

• проконтролировать работу сотрудников;

• выявить слабые места и недостатки рабочего процесса и направить туда ресурсы;

• распределить нагрузку между сотрудниками;

• стимулировать команду на эффективную работу.

Преимущества и недостатки подхода

У метода Канбан множество преимуществ:

• Наглядность. Руководитель и команда видят объективную картину процесса работы и могут оперативно его скорректировать.

• Четкое распределение обязанностей. Чтобы организовать работу по системе Канбан, нужно точно сформулировать задачи и определить зону ответственности каждого участника.

• Оперативное обнаружение проблем. На доске заметно, где образовался простой, и какие сотрудники не справляются с обязанностями. Руководитель может назначить помощников или повысить приоритет задачи.

• Контроль времени. Если обозначить дедлайны, то можно спрогнозировать дату завершения проекта.

• Вовлеченность сотрудников. Сама система подразумевает постоянное взаимодействие внутри коллектива, обсуждение задач. Если сотрудники сомневаются в том, что Канбан им полезен, такое новшество можно вводить постепенно и ненавязчиво.

• Создание здоровой конкуренции. На доске виден прогресс каждого работника — никто не захочет показаться «слабым звеном».

Недостатки методики:

• Сложность внедрения в крупную команду. Если специалистов и этапов работы много, система может только запутать участников.

• Неприменимость для планирования долгосрочных проектов. Канбан эффективен для актуальных в определенный промежуток времени задач. Однако длительный цикличный рабочий процесс можно разделить на итерации и применять методику для каждой из них.

• Трудности при несвоевременном закрытии задач. Если какой-либо этап не выполнят в срок, работа всей системы окажется парализована.

Где и как применять Канбан

Метод подходит для любой сферы, особенно для тех, где применяют организационные модели Waterfall или Agile. Приведем несколько примеров.

Производство. На предприятии изготовление продукта происходит в несколько шагов. Метод позволит добиться четкого выполнения плана: соблюсти все этапы, не допустить избытка или недостатка продукции.

IT. Так же как и на производстве, в цифровых проектах у каждого специалиста своя зона ответственности. Канбан поможет организовать совместную последовательную работу менеджеров проекта, дизайнеров, разработчиков, тестировщиков и других членов команды. Объем работы каждого специалиста определяется тем, что сделано на предыдущих этапах.

Маркетинг. Канбан полезен при создании воронки продаж. Шаги, обозначенные в маркетинговой схеме, станут этапами совместного проекта всех причастных к продажам. Вот принципы работы в В2В сегменте:

• Перемещение карточки из блока в блок на шаг приближает клиента к сделке.

• Сначала к покупке нужно подвести клиентов, с которыми уже ведется работа. Затем — привлекать новых.

• Во всех этапах обозначают условия движения по воронке.

• Необходимо анализировать каждый этап, следить за статусами покупателей и результативностью процесса.

Внедрение методики в проекты

Не стоит резко менять привычный рабочий уклад — это дезориентирует персонал и только вызовет отторжение. Вводите приемы Канбана постепенно. 

Визуализируйте поток. В первую очередь подготовьте доску с тремя этапами: «Задачи», «В процессе» и «Готово». Приклейте на доску карточки с задачами и переносите их из колонки в колонку по ходу работы.

Установите количество выполняемых одновременно дел. Обсудите с командой, сколько задач можно решить параллельно, обговорите их содержание. Пусть сотрудники начнут работать в комфортном режиме и не будут беспокоиться насчет сроков. Когда специалисты привыкнут к системе, поток можно будет ускорить.

Контролируйте поток. Следите за статусами задач и скоростью их перемещения в таблице. Если сотрудник тратит много времени на выполнение поручения, выясните, в чем причина. Поручите свободному члену команды помочь решить задачу.

Повышайте вовлеченность. Объясните, как работает Канбан, в чем польза этой методики для компании и для каждого сотрудника. Расскажите работникам, как брать задачи, отмечать их выполнение и решать возникшие проблемы.

Проводите анализ. Будьте всегда на связи с участниками команды проекта и устраивайте еженедельные собрания. Отмечайте прогресс каждого сотрудника, его успехи и неудачи. Так вы найдете неочевидные проблемы и пути их решения.

Экспериментируйте. Когда команда привыкнет к системе Канбан, попробуйте что-то изменить в организационном процессе. Добавьте новые этапы на доску, проранжируйте дела. Отслеживайте изменения и оставляйте эффективные нововведения.

Примеры применения

Рассмотрим технику Канбан на примере работы двух отделов компании.

IT-департамент. На основе проекта создают план рабочего процесса. Его анализируют, назначают приоритеты всем задачам и отправляют в работу основные из них. Далее все задачи проходят необходимые этапы — от анализа до запуска в продакшн.

Примерная схема работы в системе Канбан:

Отдел продаж. Процесс общения с потребителями разделяют на этапы и определяют зоны ответственности. Например:

• Беседа с клиентами, прием звонков — колл-центр.

• Обсуждение индивидуальных условий — менеджеры (группа 1).

• Работа с возражениями, негативом — менеджеры (группа 2).

• Составление и заключение договоров — менеджеры (группа 3), юристы.

Затем  доску сегментируют и обозначают дедлайны. У каждой группы специалистов — свой цвет, а движение по этапам проходят заявки клиентов. Это выглядит следующим образом:

Приложение и программы для Канбана

Вы можете использовать магнитную или пробковую доски или выбрать специализированную программу. Вот популярные эффективные сервисы:

Plus For Trello

Сервис, в котором можно организовать как общее, так и индивидуальные рабочие пространства. У Тrello интуитивно понятный интерфейс, а его возможности позволяют: 

• создавать карточки с задачами; 

• добавлять ссылки, файлы и метки; 

• оставлять комментарии; 

• устанавливать дедлайны;

• отслеживать время выполнения задач.

Основной функционал программы — бесплатный. Для крупных компаний с потоком задач предусмотрено несколько тарифов. Цены устанавливаются за одного пользователя:

• Standard — 6$/месяц, 5$/месяц при оплате за год;

• Premium — 12,50$/месяц, 10$/месяц при годовой оплате;

• Enterprise — 17,50$/месяц, 210$ ежегодно.

Atlassian Jira

Платформа сочетает в себе принципы Канбана и Scrum и идеально подходит для IT-проектов. Ее используют и как Канбан-доску, и как баг-трекинговую систему. С помощью Jira можно:

• создать карточки с задачами и назначить исполнителей;

• приоритезировать дела;

• фиксировать ошибки;

• использовать шаблон DevOps.

Командам до 10 человек доступна бесплатная версия программы. Если в компании от 11 до 20 000 пользователей, на выбор есть несколько тарифов:

• Standard — 7,50$/месяц  за пользователя;

• Premium — 14,50$/месяц за пользователя;

• Enterprise — по индивидуальным условиям.

Kanbantool

Инструмент для совместной работы со встроенной аналитикой. Возможности платформы:

• отслеживание времени;

• установка дедлайнов;

• добавление меток, файлов и комментариев;

• оформление этапов и карточек в разных цветах

• неограниченное количество досок.

Однако этот функционал доступен только на платном тарифе. В бесплатной версии предоставляется маленькая доска, на которой могут работать только 2 пользователя. Цены:

• Тариф Team — 5€/месяц за человека;

• Тариф Enterprise — 9€ за человека.

Asana

Сервис для управления проектами с большим количеством инструментов, в том числе Канбаном. Его функции:

• возможность добавлять и удалять разные столбцы, настраивать доску под особенности проекта;

• создание триггеров для автоматического перемещения и делегирования задач;

• установка дедлайнов;

• интеграция со множеством сервисов, например, Google, Dropbox, Microsoft.

Даже на бесплатном тарифе Asana предлагает большое количество возможностей. При этом вам будут доступны не только доски Канбан, но и весь функционал сервиса. Стоимость платных версий:

• Тариф Premium — 10,99–13,49$/месяц за пользователя;

• Тариф Business — 24,99–30,49$/месяц за пользователя.

Главное в статье

• Канбан представляет собой доску с разметкой — шагами проекта. На нее крепят карточки-задачи и перемещают их из этапа в этап по ходу работы.

• Инструмент должен быть в открытом доступе. Его применяют все члены команды, задействованные в проекте.

• Система Канбан помогает визуализировать рабочий процесс, распределить нагрузку между сотрудниками и найти слабые места в планировании и реализации проекта.

• Методика популярна в Agile- Waterfall-подходах, в IT, Маркетинге и других сферах.

• Специализированные сервисы позволяют облегчить работу по системе Канбан — установить дедлайны, назначить ответственных, автоматизировать движение задач.