Что такое отказное письмо для маркетплейса и как его получить

На маркетплейсе любая вещь должна быть безопасной для жизни и здоровья потребителей. Сомневаться в товаре могут покупатель, площадка, Роспотребнадзор: и даже потребовать документы, подтверждающие качество. Поэтому может пригодиться отказное письмо. В статье расскажем, как оформляют такое письмо, сколько оно действует, что будет, если его не предъявить. 

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно

Чтобы гарантировать безопасность продукта, продавец должен показать один из трех документов:

• декларацию соответствия, если товар входит в Единый перечень продукции, подлежащей декларированию соответствия;

• сертификат соответствия, если товар есть в Едином перечне продукции, подлежащей обязательной сертификации;

• отказное письмо (ОП), когда продукт не упоминается ни там, ни там. 

Отказные письма нужны, чтобы убедить торговую площадку и потребителя — продавец не нарушает правила торговли и не уклоняется от обязательной сертификации. Просто его товар не нуждается в этой процедуре. Такой документ могут получить самозанятые, индивидуальные предприниматели и юридические лицам, которые зарегистрированы в России. 

На какие товары надо получать отказное письмо 

В России нет единого списка продукции, на которую требуется оформить ОП. Этот документ носит информационный характер, и предприниматель сам принимает решение, надо ли получать бумагу. Однако лучше оформить письмо и обезопасить себя на случай проверки или запроса от дотошного покупателя. 

Обычно письма требуются для простых повседневных товаров: канцелярии, заколок, чехлов для гаджетов, сувенирных магнитов и т.п. Есть два способа узнать точнее, нужен ли вам этот документ:

• Самостоятельно изучить Постановление Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2021 г. № 2425 и приложенные к нему Единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации и Единый перечень продукции, подлежащей декларированию соответствия. Если ваш товар там не встречается, то отказное письмо нужно. 

• Обратиться в специальный сертификационный центр — специалисты изучат актуальные перечни и регламенты и дадут вам ответ. 

В первом случае много времени уйдет на чтение сложных юридических документов. Во втором придется оплатить консультацию эксперта. 

Кто выдает отказные письма

Самому написать такой документ нельзя, даже если вы изучили все регламенты и перечни. Отказное письмо оформляет специальный орган — сертификационный центр. 

При выборе центра уточните, есть ли у него действующая аккредитация от Росстандарта. Проверить ее можно в Реестре аккредитованных лиц или поискать организацию в Реестре органов по сертификации. Не нужно искать компанию по месту прописки или проживания. Заявку можно подать в любом подходящем центре. Если компания находится в другом городе, отправьте документы курьером, обычной или электронной почтой. Готовый документ вам вышлют почтой. 

Необязательно оформлять отказное письмо по сертификации на товары, которые вы покупаете у фабрики-изготовителя. В такой ситуации запросите документы у производителя, и он предоставит всю необходимую документацию. Проверьте, чтобы названия товаров и коды в бумаге совпадали с тем, что вы планируете продавать. Например, фабрика прислала письмо, в котором товар назван «Сувенирная продукция — кубики деревянные». С такой формулировкой сертификация не нужна. Если вы в карточке товара на маркетплейсе добавите «детская игрушка», то продукцию придется сертифицировать. 

Слово «детский» в заголовке может привести к штрафу до 300 000 рублей за нарушение правил торговли товарами, которые подлежат обязательной сертификации:

Как оформить отказное письмо 

Чтобы оформить отказное письмо по сертификации на продукцию, обратитесь в аккредитованный центр. Это коммерческая организация, поэтому ее услуги платные.

Можно обратиться в несколько организаций, чтобы решить сразу две проблемы. Во-первых, выбрать оптимальные тарифы и сроки. Во-вторых, убедиться, что вам нужно именно ОП, а не сертификат. Нормативная база периодически меняется, и организация может пропустить обновления перечней. 

В законодательстве нет единого пакета документов для отказных писем на продукцию, но обычно запрашивают вот эти данные: 

• заявление в свободной форме или на бланке сертификационного центра; 

• информацию о заявителе — самозанятому достаточно указать имя, контакты и ИНН, у юрлиц попросят ИНН, ОГРН, имя директора, юридическое название компании и ее контакты.

• название товара — избегайте в этом пункте обобщенных формулировок типа «сувениры», «украшения для волос». Лучше ориентируйтесь на данные, которые указаны на ярлыке продукции. 

• коды ТН ВЭД и ОКПД 2.

• технические характеристики — например, материал и размеры. 

В редких случаях у юридических лиц могут запросить выписку из ЕГРЮЛ, а у индивидуальных предпринимателей — выписку из ЕГРИП. Для товаров из-за границы понадобится договор на поставку. 

В отличие от обязательной сертификации, для отказных писем не нужна лабораторная проверка. Чтобы принять решение, эксперту достаточно изучить заявление и документы, которые вы предоставили. Это ускоряет и упрощает процесс, поэтому подготовка письма в среднем занимает от одного рабочего дня до недели.

Как выглядит отказное письмо

Единого образца оформления для ОП нет, поэтому каждая организация устанавливает свою форму. Однако все отказные письма содержат примерно одинаковую информацию.

В них есть данные сертификационного центра, список товаров с соответствующими кодами и реквизиты заявителя. В тексте обязательно указывают документ, на основании которого выдано ОП. С 1 сентября 2022 года это Постановление Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2021 г. № 2425.

Сам документ выглядит как обычный лист А4. У него нет водяных знаков и других степеней защиты. Бумагу заверяют подписью эксперта и печатью организации. 

В примере ниже указаны товары, которые не надо сертифицировать, правовое основание для этого и срок действия документа:

Есть ли срок действия у отказного письма

Документ считается условно бессрочным. Это означает, что он действует, пока товар не добавят в перечень продукции, которую надо сертифицировать или регламентировать.

Как только товар вносят в список, письмо утрачивает силу. Если упустить этот момент, можно получить штраф от Роспотребнадзора за нарушение правил продажи продукции без сертификата соответствия. Индивидуальным предпринимателям эта оплошность обойдется от 20 000 до 40 000 рублей, юрлицам — от 100 000 до 300 000 рублей.

Время от времени проверяйте, не появился ли ваш продукт в перечнях продукции, подлежащей сертификации и декларированию соответствия. Это поможет избежать штрафов не только со стороны государства, но и со стороны торговой площадки: если она понесет из-за вас убытки, то возмещать их будете вы.

Что будет за отсутствие отказного письма

В законодательстве нет санкций за отсутствие отказного письма, но они есть в правилах маркетплейсов. Письмо могут запросить и покупатели, и сами площадки. Обычно все начинается с запроса клиента, которых хочет убедиться в безопасности товара. Если не дать оперативный ответ, расстроенный потребитель пожалуется администрации площадки, а она может привлечь нерасторопного продавца к ответственности.

Контакт-центр MANGO OFFICE позволяет записывать все разговоры с клиентами. Вы сможете анализировать вопросы потребителей, учитывать их возражения и систематически обновлять описания товаров и скрипты продаж.

Наказания разнятся в зависимости от площадки, но обычно продавцу выписывают штраф. Если предприниматель попадается на нарушениях ни один раз, то у него могут заблокировать карточку товара или весь аккаунт. Поэтому лучше всего получить отказное письмо до того, как начнете продавать товары. В этом случае вы оперативно предоставите документ, если покупатель сомневается в качестве товара и запросит сертификаты безопасности. А еще застрахуетесь от санкций за нарушение правил торговли на площадке. 

Самое главное об отказных письмах на продукцию

• Отказное письмо выдают на товары, которые не нужно сертифицировать или декларировать. Его оформляют фабрики-производители и сертификационные центры по запросу самозанятых, ИП и юрлиц. Важно, чтобы они были зарегистрированы в России. 

• Чтобы оформить письмо, продавец указывает в заявке товары с кодами и свои реквизиты. Если товар везут из другой страны, понадобятся документы на поставку.

• Письмо действительно до тех пор, пока товар не входит перечень для сертификации и декларирования. 

• В законе нет санкций за отсутствие ОП, но маркетплейс может оштрафовать продавца, который не предоставил сведения о безопасности товара.