Учет рабочего времени сотрудников: что это, зачем он нужен и как правильно вести

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников — это требование отражено в Трудовом кодексе. Чтобы организовать учет, руководители используют традиционные методы контроля персонала на рабочем месте и современные сервисы (инструменты CRM, тайм-трекеры, системы видеонаблюдения и прочие). 

Рассказываем, какие виды учета рабочего времени существуют и как с их помощью установить трудовой распорядок. 

Что такое рабочее время по ТК РФ

Рабочее время — установленный в трудовом договоре интервал, в течение которого сотрудник выполняет свои обязанности. Согласно ТК, норма рабочего времени — не более сорока часов в неделю. 

Понятие и виды учета рабочего времени тоже регламентируются ТК РФ. Если упростить общие положения 15 главы, учет — процесс и способы регистрации количества часов, которые сотрудник потратил на выполнение своих рабочих обязанностей, описанных в должностной инструкции.

Руководитель вправе не использовать табели учета, приказы, графики, которые предлагают регулирующие органы. Допустимо разрабатывать собственные и внедрять дополнительные решения. 

Режим работы

Параметры режима работы по ТК:

• продолжительность рабочей недели и количество выходных: 5/2, 6/1, скользящий график, неполная рабочая неделя;

• график работы (нормированный, ненормированный, скользящий, частичная и проектная занятость);

• количество смен и их продолжительность;

• время начала и завершения рабочего дня;

• количество и длительность перерывов;

• количество праздничных и сокращенных дней;

• внутренний трудовой распорядок.

Общие для всего персонала положения указывают в коллективном договоре. Если для некоторых сотрудников предусмотрены особые условия, — их фиксируют в трудовых договорах.

Далее рассмотрим основные виды графика  работы.

Нормированный

При нормированном графике сотрудник работает только в дневное время. 40 трудовых часов распределяют равномерно по дням рабочей недели. Выходные, как правило, — суббота и воскресенье

Нормированный режим подходит для работы в большинстве коммерческих компаний и в государственных учреждениях.

Ненормированный

Бывает так, что сотрудник выполняет часть должностных обязанностей не по стандартному графику — рано утром, вечером в нерабочие часы или в выходные. Если такой формат устраивает сотрудника и работодателя, его фиксируют в договоре.

Ненормированный график не всегда означает, что сотрудник постоянно работает сверхурочно. Общий объем рабочего времени за 7 календарных дней не должен быть больше 40 часов. Если приходится перерабатывать, работодатель компенсирует это сотруднику дополнительными выплатами и/или отпускными днями.

Если после подписания такого соглашения работник откажется работать по ненормированному графику, руководитель вправе расторгнуть договор. Впрочем, если речь идет о ценном кадре, у которого неожиданно возникла уважительная причина, по которой он более не может выполнять свои задачи в нерабочее время в будни и в выходные, условия договора можно пересмотреть и прийти к компромиссу.  

По ненормированному графику нередко работают руководители, специалисты по техническому обслуживанию, сотрудники ОТК и служб безопасности. Также такой режим предлагают тем, чье рабочее время не поддается учету — например, криэйторам, которые генерируют идеи и концепции для рекламы.

Налаженная коммуникация с сотрудниками — одно из основных условий корректного учета рабочего времени. Скачайте Mango Talker, чтобы проводить видеоконференции в хорошем качестве и вести рабочие чаты. В приложении предусмотрена удобная система организации труда: делитесь планами с коллегами, проводите планерки, назначайте ответственных. Mango Talker могут бесплатно установить на ПК или смартфон все клиенты Виртуальной АТС MANGO OFFICE.

Сменный

Такой график используют организации, которые работают круглосуточно, а также там, где продолжительность рабочего процесса существенно превышает стандартный восьмичасовой рабочий день. Работников делят на бригады и составляют сменный график. Продолжительность одной смены может превышать 8 часов, но выходных в этом случае предоставляют бóльшее количество, чем при обычном графике.

При учете рабочего времени отдел кадров или бухгалтерия фиксируют количество дневных и ночных смен. Работа ночью, в выходные и праздничные дни предполагает оплату по повышенной ставке. Если сотрудник работал сверх нормы, ему положена компенсация.

Работник соглашается на такой режим работы еще на этапе найма. Однако бывает так, что график необходимо поменять. Если изменения касаются всех сотрудников компании, работодатель издает соответствующий приказ, вносит изменения в коллективный договор или в правила внутреннего трудового распорядка, либо составляет дополнительное соглашение к каждому персональному трудовому договору. Сотрудника уведомляют о переходе на новый график работы заранее — минимум за месяц.

В сменном режиме работают многие производственные предприятия, круглосуточные магазины и рестораны, экстренные службы — например, скорая помощь и пожарная. Также такой график работы может быть введен и временно — к примеру, из-за резко выросшего спроса на выпускаемую продукцию. Например, с наступлением весны крупные производители строительных и отделочных материалов могут переходить на круглосуточный режим работы. Учитывайте, что работа в две смены подряд — запрещена.

Свободный

Это гибкий режим труда. Сотрудник сам решает, сколько и когда работать. Оплата в этом случае почасовая, либо за результат — по факту выполнения задач.

Свободный режим подходит представителям творческих профессий журналистам, дизайнерам, криэйторам. Также в таком формате работают риэлторы, проектировщики, программисты, системные администраторы и специалисты, которые работают удаленно или постоянно находятся в командировках. 

Какие виды учета рабочего времени сотрудников существуют

Рассказываем, как именно руководитель, методист, бухгалтерия или отдел кадров могут рассчитывать отработанное сотрудниками время. 

Основные виды учета:

• Поденный — удобный формат для государственных структур и малого бизнеса, где преобладает нормированный режим. В документах учета отражают занятость сотрудников за одну рабочую смену, а при расчете зарплаты суммируют часы за нужный период. 

• Понедельный — формат подсчетов, при котором количество рабочих часов за неделю суммируется. Вариант подходит в случае, когда сотрудник в какие-то дни недели работает больше, а в какие-то — меньше. При использовании понедельного учета рабочего времени важно следить за тем, чтобы общее количество часов в неделю не превышало 40. Иначе потребуется осуществить доплату в соответствии с размером переработки.

• Суммированный — расчет трудового времени за несколько дней, месяц, квартал, полугодие или даже год. Если сотрудник занят на вредном производстве, то допустимый интервал — не дольше 90 дней. 

Какие трудности решает учет

Организуйте оптимальный режим и учет рабочего времени сотрудников, чтобы решить следующие задачи:

• обеспечить дисциплину и контроль за соблюдением установленного трудового распорядка;

• проводить регулярную оценку эффективности каждого сотрудника;

• производить выплаты заработной платы в соответствии с трудозатратами персонала;

• повысить продуктивность всего штата сотрудников.

Учет времени работы сотрудников важен еще потому, что фактически отработанные дни отражаются в трудовом стаже, от продолжительности которого будет зависеть размер пенсионных выплат.

Кто ведет учет

Ответственность за организацию учета рабочего времени несет работодатель. Но на практике владелец бизнеса лично не выполняет эту задачу. Этим могут заниматься начальники отделов, бухгалтер, специалист/служба/комиссия по охране труда на предприятии, секретарь или уполномоченный сотрудник, которого избрал коллектив.

На сотрудника, ответственного за ведение учета, возлагают следующие обязанности:

• следить за тем, сколько времени работники присутствуют на рабочих местах в течение дня, и фиксировать эти данные;

• проверять наличие уважительных причин для опозданий и неявок, которые подтверждаются медицинскими справками, больничными листами и другими документами;

• закрывать ведомости, фиксировать в них число отработанных часов за определенный период, передавать отчеты в бухгалтерию накануне начисления заработной платы.

Перечисленные обязанности прописывают в трудовом договоре сотрудника, который ведет учет рабочего времени.

На государственном уровне контроль ведения учета осуществляют:

• Федеральная инспекция труда.

• Ростехнадзор.

• Роспотребнадзор.

• Профсоюзы.

Если на организацию поступит жалоба (например, от бывшего сотрудника) в один из перечисленных органов, его представители придут с проверкой ведения учета рабочего времени и не только. 

Методы учета

Компании ведут учет рабочего времени разными способами. 

Запись в журнале

Ведите учет рабочего времени в специальном журнале. Оформите его вручную, закажите в типографии или купите уже готовый вариант. 

Бумажные журналы до сих пор используют во многих компаниях. Сотрудник подтверждает свое присутствие подписью, указывает время прихода и ухода, либо его нахождение на рабочем месте фиксирует администратор или секретарь.

Электронные таблицы

Создайте таблицу для учета рабочего времени в Excel или Google-документах. Метод удобен тем, что достаточно создать шаблон один раз, а затем заполнять его в течение каждого отчетного периода. Итоговые расчеты производятся автоматически с помощью готовых формул.

Бухгалтерские программы

Система учета рабочего времени есть в большинстве бухгалтерских программ: «1С:Бухгалтерия», «Небо», «Контур.Бухгалтерия». Если у вас уже есть одна из них, просто используйте готовый функционал. Автоматизация учета снижает количество ошибок и экономит время.

CRM

В CRM есть встроенные автоматические трекеры. При запуске приложения трекер включается, при выключении — останавливается. Так система фиксирует, сколько часов сотрудник провел за работой в системе. Некоторые CRM для удобства пользователей представляют итоговые данные в виде таблиц и диаграмм. 

Недостаток метода в том, что включать и выключать систему нужно вручную. Если сотрудник забудет сделать это, часы будут подсчитаны неверно.

Тайм-трекеры

Обяжите сотрудников установить трекер — он будет фиксировать включение и выключение компьютера, старт и завершение выполнения конкретной задачи, а также делать скриншоты экрана через определенные интервалы — например, каждый час. 

Среди популярных трекеров: Crocotime, Kickidler, Time Doctor.

Видеонаблюдение

Система видеонаблюдения работает в автоматизированном режиме, либо под контролем ответственного сотрудника, который находится за пультом. Последний вариант обойдется дороже, но качество учета будет выше. 

Система видеонаблюдения позволяет следить за работой каждого сотрудника и внутренним распорядком. Недостаток метода — дополнительные затраты на установку и обслуживание оборудования. Кроме того, сотрудники должны дать согласие на ведение видеозаписи.

Контроллеры

На входе в рабочее помещение устанавливают сканеры, а работникам выдают магнитные карты. По приходу сотрудники прикладывают карту к сканеру. Данные автоматически передаются ответственному лицу либо напрямую руководителю.

Недостаток метода — высокая цена оборудования. Кроме того, сканер фиксирует только момент прихода на работу. К тому же, магнитную карту легко потерять.

Формы учета

Стандартная форма учета рабочего времени — табели. Форму Т-12 ведут вручную, Т-13 — с помощью программы.

В табеле фиксируют следующие данные:

• явка сотрудника;

• причина отсутствия на рабочем месте;

• особенности работы — например, ночная смена или сверхурочный выход.

Пример табеля  

Пример заполнения табеля 

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ

Если работодатель некорректно ведет учет рабочего времени или заставляет сотрудников работать сверх нормы — это чревато штрафами, предусмотренными в статье 5.27 КоАП РФ. При нарушении правовых норм ответственное лицо обязано выплатить штраф:

• в размере до 5 тысяч рублей — для должностных лиц и ИП;

• до 50 тысяч рублей — для юридических лиц.

При повторном нарушении наказание ужесточается: 

• должностное лицо выплачивает штраф до 20 тысяч рублей либо отстраняется от работы на срок до трех лет;

• юридическое лицо выплачивает штраф до 70 тысяч рублей. 

При систематических нарушениях требований ТК санкции более серьезные — вплоть до остановки работы компании на 3 месяца.

Сотрудника, который не соблюдает режим работы, установленный в трудовом договоре, увольняют или обязывают выплатить штраф. Система штрафов должна быть описана в документах, которые работник подписывает при трудоустройстве. 

Что важно запомнить

• Вести учет рабочего времени обязывает ТК РФ. 

• То, как именно вы фиксируете данные, — не столь важно. Главное, чтобы они были достоверными и упорядоченными. 

• Выберите инструмент для проверки сотрудников, который подходит именно вам: система видеонаблюдения, тайм-трекеры, журналы, электронные таблицы, магнитные контроллеры, CRM и бухгалтерские программы.

• Основные форматы контроля — поденный учет рабочего времени, понедельный или суммированный. Выбор зависит от особенностей трудового распорядка конкретной компании.

• Учет рабочего времени важен не только работодателю, но и самому сотруднику. Размер зарплаты зависит от трудозатрат, а фактически отработанные дни отражаются в трудовом стаже.

• Исчерпывающую информацию о том, какие виды учета рабочего времени существуют и как организовать трудовой процесс, вы найдете в ТК РФ.