Что такое голосовая почта и как ей пользоваться в офисной АТС

Абонент не всегда может поднять трубку и ответить на звонок. Из-за этого он нередко теряет важную информацию. Голосовая почта (voicemail) устраняет подобные ситуации и позволяет ознакомиться с содержанием сообщения позже. В статье расскажем, что такое голосовая почта, какие преимущества она дает обычным пользователям и бизнесу.

Что такое голосовая почта

Владельцы стационарных телефонов знакомы с понятием «автоответчик». Когда хозяина квартиры нет дома, устройство принимает входящие звонки, которые позже можно прослушать в удобное время. Голосовая почта (ГП) выполняет роль автоответчика мобильной связи. Он включается, когда вызываемый абонент не может ответить: разговаривает, находится вне доступа, отключил телефон. 

В зависимости от настроек «голос» предложит один из вариантов: «оставайтесь на линии», «дождитесь ответа оператора», «позвоните позже», «оставьте сообщение». Пользователь самостоятельно настраивает отклик.

Этим функции voicemail не ограничиваются. Есть возможность настроить хранилище (голосовой ящик), где будут оставаться сообщения, полученные с двух-трех номеров. Их можно прослушивать неограниченное количество раз. Способы хранения: на сервере пользователя или в облаке.

Еще одна полезная функция — настройка оповещений. Они будут приходить на электронную почту или в виде СМС.

Для ответа на вопрос: voicemail — что это, нужно понять принцип, как работает сервис:

• Абонент набирает номер собеседника и ожидает ответа.

• Через определенный промежуток времени «голос» извещает: «абонент разговаривает», «абонент не может ответить», «оставьте сообщение после звукового сигнала».

• Принимающая сторона получит сообщение о том, что ему пытался дозвониться данный абонент.

СМС поступает только на номер абонента, которому пытался дозвониться собеседник, что позволяет сохранить конфиденциальность.

Для чего нужна голосовая почта

С годами возможности voicemail расширялись. Сейчас она используется для записи и воспроизведения голоса собеседника. Среди ее возможностей:

• принятие голосовых сообщений (ГС) от нескольких абонентов одновременно;

• пересылка ГС другим абонентам;

• добавление собственного сообщения к пересылаемому;

• трансляция, то есть отправка ГС нескольким абонентам;

• хранение ГС в течение продолжительного времени (7-20 дней, в зависимости от оператора связи);

• получение уведомлений;

• рассылка голосовых поздравлений;

• возможность копировать и сохранять ГС на сторонних носителях (жестком диске, флешке).

Визуальная ГП позволяет совершать с полученными сообщениями те же действия, что и с СМС. Они представляются в виде списка. Сообщения можно просмотреть, пропустить, удалить, переслать.

Основной плюс использования ГП — скорость и удобство. Не всегда у пользователя есть возможность набирать текст, например, если он по пути на работу. Во-первых, это неудобно, во-вторых, долго.

Но не всегда использовать голосовой формат уместно. Например, он не подходит тем, кто передает формулы, результаты замеров, прочую информацию, которая требует визуализации. Идеальным вариантом является сочетание форматов, когда есть возможность отправить голосовое и письменное сообщение.

Выгода для бизнеса

Для бизнеса важно привлечение большего числа клиентов. Компании используют рекламу, делают рассылки. Голосовая почта позволяет минимизировать потерю потенциальных клиентов из-за того, что они не смогли дозвониться.

Представим ситуацию: звонящий набрал номер телефона продавца и не получил ответа. Его реакция — звонок в другую фирму, поставляющую идентичные товары. Здесь установлена ГП. Клиенту предлагается оставить сообщение, что он и делает.

Потерянный клиент — упущенная экономическая выгода.

Режим работы компаний не всегда удобен клиентам. При установленной ГП он может обратиться за заказом или получением консультации в режиме 24/7. Кроме того, когда обратившийся в компанию слышит монотонные звонки без ответа, он воспринимает это, как глухую стену. Если же сработал автоответчик, то чувствует заботу о себе.

Голосовая почта как услуга офисной АТС MANGO OFFICE

Чтобы принимать голосовые сообщения в Виртуальной АТС MANGO OFFICE, перейдите к схеме переадресации для нужного номера (способа связи). Затем откройте нужный блок на схеме переадресации и добавьте действие «Голосовая почта»:

Укажите адрес электронной почты, на который хотите получать голосовые сообщения. 

Чтобы настроить параметры голосовой почты, выберите нужную Виртуальную АТС в панели «Продукты Личного кабинета» и выберите пункт «Обзорная панель»:

Нажмите ссылку «Дополнительные настройки» в блоке «Настройки АТС Личного кабинета». Затем перейдите на вкладку «Голосовая почта» и настройте нужные параметры:

Параметры настройки:

• При звонке в вашу компанию клиенты смогут оставить сообщение голосовой почты длительностью до: выберите нужную длительность сообщения, используя ползунок. Затем нажмите на «Сохранить изменения».

• Адрес по умолчанию. На этот адрес будут высылаться сообщения голосовой почты или уведомления о сообщениях, если вы не указали другого адреса при настройке схемы переадресации (см. выше).

• Дублировать всю голосовую почту на e-mail по умолчанию. При установленном флажке сообщения будут дублироваться на Адрес по умолчанию, даже если вы указали другой адрес при настройке схемы переадресации (см. выше).

• Действия при получении голосовой почты. Этот параметр позволяет выбрать, что Виртуальная АТС будет делать с голосовыми сообщениями. Например, высылать только уведомление, сообщение как вложение с удалением или без. 

• Предупреждение о начале записи голосовой почты. Здесь вы можете выбрать, что услышит абонент перед началом записи голосового сообщения. После воспроизведения этого предупреждения всегда проигрывается краткий тоновый сигнал начала записи — «бип». Если вы выберете значение «Нет», то перед началом записи голосового сообщения клиент услышит только «бип». По умолчанию используется стандартное «Оставьте ваше сообщение после сигнала…».

По завершении настроек нажмите кнопку «Сохранить».

Коротко о голосовой почте

Голосовая почта позволяет клиенту, позвонившему в компанию, оставить голосовое сообщение. Например, если все сотрудники заняты или он позвонил в нерабочее время. Голосовые сообщения можно получить на электронную почту либо прослушать в облачном хранилище. Способы настройки, тарифы и иные особенности зависят от оператора связи.